La planificación y ejecución de cada experiencia con Conexión Natural Caminatas Ecológicas Bogotá (Conexión Natural CEB) implica un compromiso de ambas partes. Para garantizar el éxito y la seguridad de cada aventura, hemos establecido un marco de referencia claro que incluye nuestras Políticas de Cancelación y Reembolso para Servicios de Ecoturismo Empresarial, las Normas Generales de Participación en todas nuestras actividades, y una fundamental Cláusula de Aceptación de Riesgos y Exoneración de Responsabilidad. Comprender estos términos es esencial para disfrutar plenamente de su conexión con la naturaleza.
Políticas de Cancelación y Reembolso para Servicios de Ecoturismo Empresarial
En Conexión Natural Caminatas Ecológicas Bogotá, nos esforzamos por ofrecer experiencias inolvidables y seguras en la naturaleza. Para garantizar la calidad de nuestros servicios y la sostenibilidad de nuestra operación, hemos establecido las siguientes políticas de cancelación y reembolso, acordes con la normatividad colombiana y las buenas prácticas del sector.
De aquí en adelante, para mayor claridad y brevedad, nos referiremos a Conexión Natural Caminatas Ecológicas Bogotá como Conexión Natural CEB.
Consideraciones Generales
- Estas políticas aplican para todos los servicios de ecoturismo contratados por empresas con Conexión Natural CEB.
- El 50% del valor total del servicio se debe abonar como anticipo para la reserva, con al menos una o dos semanas de antelación a la fecha del evento. El 50% restante se pagará una vez finalizada la actividad.
- Es importante tener en cuenta que, para garantizar la óptima ejecución y la disponibilidad de todos los servicios para su evento, Conexión Natural CEB realiza los pagos a sus proveedores (transporte, alimentación, guías, seguros de accidente e ingresos a parques o reservas) con 2 o 3 días de antelación a la fecha programada de la actividad. Esto asegura que todos los recursos estén listos y disponibles para su grupo.
- Toda cancelación o modificación debe ser notificada por escrito al correo electrónico eduardoc@caminatasecologicasbogota.com o vía WhatsApp al 3202063523 con posterior confirmación por correo electrónico
Consideraciones Generales
Entendemos que pueden surgir imprevistos, pero las cancelaciones de último momento generan costos significativos para nuestra operación. Por ello, aplicamos las siguientes condiciones:
- Cancelaciones con más de 4 días calendario de anticipación a la fecha del evento:
- Se realizará un reembolso del 100% del anticipo pagado.
- Cancelaciones entre 3 días calendario de anticipación a la fecha del evento:
- Se retendrá un 20% del valor total del servicio como penalidad por gastos administrativos y de logística inicial. El 80% restante del anticipo será reembolsado.
- Cancelaciones con menos de 48 horas (2 días) de anticipación a la fecha del evento:
- No se realizará ningún reembolso del anticipo pagado. Esto debido a que, en este plazo, los gastos operativos (transporte, alimentación, guías, seguros, ingresos) ya han sido asumidos y pagados por Conexión Natural CEB.
- En caso de que la empresa haya realizado el pago total, se retendrá el 50% del valor total del servicio. El 50% restante se reembolsará.
- No asistencia o «No Show» de la empresa el día del evento:
- No se realizará ningún reembolso del anticipo pagado. En este caso, se cobrará el 100% del valor total del servicio a la empresa contratante, dado que todos los recursos y personal fueron dispuestos para la actividad.
Modificaciones en el Número de Participantes por Parte de la Empresa
Comprendemos que el número de asistentes puede variar. Sin embargo, para garantizar la eficiencia de nuestros servicios y evitar cobros adicionales o pérdidas, aplicamos lo siguiente:
- Disminución en el número de participantes notificada con más de 72 horas (3 días) de anticipación:
- Se ajustará el valor final a pagar de acuerdo con el número real de asistentes, siempre y cuando la disminución no afecte la viabilidad logística o los costos fijos mínimos del grupo (ej. transporte para un número mínimo de personas). Se recalculará el valor por persona.
- Disminución en el número de participantes notificada con menos de 48 horas (2 días) de anticipación o el día del evento:
- No se realizarán descuentos por la no asistencia de personas. El cobro se basará en el número de participantes confirmado inicialmente, ya que los gastos de logística, alimentación, transporte, guías y seguros han sido calculados y pagados con base en esa cifra.
Cancelaciones o Modificaciones por Parte de Conexión Natural CEB
En caso de que Conexión Natural CEB se vea obligada a cancelar o modificar un evento por causas de fuerza mayor o caso fortuito (ej. condiciones climáticas extremas que pongan en riesgo la seguridad, desastres naturales, cierres de parques), ofreceremos las siguientes opciones:
- Reprogramación del evento: Se buscará una nueva fecha acordada con la empresa, sin costo adicional.
- Crédito a favor: Se otorgará un crédito por el valor total pagado para ser utilizado en un futuro evento.
Reembolso total: Si ninguna de las opciones anteriores es viable para la empresa, se realizará el reembolso del 100% del valor pagado.
Obligaciones de la Empresa Contratante
- Suministrar a Conexión Natural CEB la información completa y veraz sobre el número de participantes, datos de contacto, y cualquier otra información relevante para la adecuada prestación del servicio.
- Realizar los pagos de acuerdo con las condiciones y plazos estipulados en la cláusula SEXTA de este contrato.
- Asegurarse de que los participantes cumplan con las recomendaciones y normas de seguridad dadas por Conexión Natural CEB y sus guías durante la actividad. d) Respetar las indicaciones de los guías y el personal de Conexión Natural CEB en todo momento durante el desarrollo de la actividad. e) Informar a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL) sobre la realización de la actividad de ecoturismo con sus empleados, con la antelación requerida por su ARL y la normatividad vigente, con el fin de asegurar la cobertura de sus trabajadores durante el desarrollo del evento. LA EMPRESA CONTRATANTE es el único responsable de cumplir con esta obligación. f) Indemnizar a Conexión Natural CEB por cualquier daño o perjuicio causado por el incumplimiento de sus obligaciones o las de sus participantes.
Sustento Legal y Comparativa con Prácticas del Sector
Nuestras políticas se fundamentan en principios de buena fe contractual y el equilibrio de las prestaciones, recogidos en la legislación colombiana.
- Código Civil Colombiano:
- El Artículo 1602 del Código Civil establece que «Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.» Esto significa que, una vez acordados los términos, ambas partes están obligadas a cumplirlos.
- El Artículo 1546 del Código Civil (Condición Resolutoria Tácita) indica que, en los contratos bilaterales, si una de las partes no cumple lo pactado, la otra puede pedir la resolución del contrato o su cumplimiento, con indemnización de perjuicios. Si bien no se busca una resolución judicial, este principio respalda la compensación por los perjuicios causados por el incumplimiento (la cancelación tardía).
- Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011):
- Aunque esta ley se enfoca principalmente en la relación consumidor-proveedor, sus principios de información clara y veraz son aplicables. Es fundamental que estas políticas sean comunicadas de manera explícita y aceptadas por la empresa contratante antes de la confirmación de la reserva.
- El Artículo 47 sobre el derecho de retracto, si bien se aplica a ventas no tradicionales, no es directamente aplicable a servicios con fechas y condiciones específicas como el ecoturismo, donde la preparación implica costos significativos y se genera una expectativa de prestación. Sin embargo, es importante estar al tanto de la normatividad general de protección al consumidor.
- Análogía con Políticas de Vuelos Aéreos (Transporte Terrestre):
- Las aerolíneas, al igual que su operación, incurren en costos fijos y variables una vez que se realiza una reserva. Las políticas de cancelación de tiquetes aéreos suelen ser muy estrictas y sirven como un buen referente para entender por qué las cancelaciones de último minuto conllevan penalidades:
- Tiempo de anticipación: Generalmente, los reembolsos completos o cambios sin penalidad solo son posibles con mucha anticipación. A medida que se acerca la fecha del vuelo, las penalidades aumentan, llegando a la no devolución del valor del tiquete si la cancelación es pocas horas antes o si el pasajero no se presenta («No Show»).
- Gastos operativos: Las aerolíneas tienen costos asociados a cada silla reservada, independientemente de si el pasajero vuela o no (combustible, tasas aeroportuarias, mantenimiento, personal). De manera similar, Conexión Natural CEB incurre en el pago de transporte, guías, seguros y entradas que no son reembolsables si el grupo no asiste o disminuye a última hora.
- Impacto en la capacidad: Una cancelación tardía o la no asistencia ocupan un cupo que pudo haber sido vendido a otro cliente, lo que genera una pérdida de oportunidad, similar a lo que ocurre en tu caso con el transporte y los servicios ya contratados.
- Las aerolíneas, al igual que su operación, incurren en costos fijos y variables una vez que se realiza una reserva. Las políticas de cancelación de tiquetes aéreos suelen ser muy estrictas y sirven como un buen referente para entender por qué las cancelaciones de último minuto conllevan penalidades:
Además de lo anterior:
Responsabilidad del Empleador: En Colombia, bajo el Sistema General de Riesgos Laborales (Ley 1562 de 2012 y sus decretos reglamentarios), las actividades recreativas, deportivas o culturales organizadas por el empleador con sus trabajadores pueden ser consideradas como un evento de «origen laboral» si ocurren durante la jornada laboral, o si el empleador ha dado una orden o la ha promovido activamente. Por lo tanto, es responsabilidad del empleador comunicar estas actividades a su ARL para garantizar la cobertura de sus trabajadores en caso de accidente.
Normas Generales de Participación en Caminatas y Actividades de Aventura (Para Grupos Empresariales)
Para garantizar la seguridad, el disfrute y el éxito de cada experiencia de ecoturismo con Conexión Natural Caminatas Ecológicas Bogotá (Conexión Natural CEB), LA EMPRESA CONTRATANTE se compromete a comunicar y asegurar que todos los participantes (empleados o invitados) acaten las siguientes normas:
- Filosofía de la Actividad: Las caminatas y actividades de aventura organizadas por Conexión Natural CEB están enfocadas al esparcimiento, la contemplación y la integración, no a la competencia. Por esta razón, el grupo debe permanecer unido durante el sendero, y se espera que los participantes se ayuden mutuamente. El verdadero éxito de la actividad reside en conocer, contemplar, reír y adquirir vivencias, personas y lugares maravillosos.
- Respeto al Ritmo del Grupo: Los grupos que conforman nuestras caminatas son heterogéneos, con personas de diversas edades y condiciones físicas. Por consiguiente, se debe respetar el ritmo de esta diversidad, y todas nuestras caminatas se realizarán de manera pausada, garantizando que todos puedan disfrutar la experiencia.
Todos los participantes (empleados o invitados) deberán:
- Inscribirse previamente a la caminata o actividad programada, siguiendo el procedimiento de pago y registro establecido (ver sección de Consideraciones Generales).
- No consumir bebidas embriagantes o alucinógenas antes y durante la caminata.
- No portar armas de fuego en ningún momento durante la actividad.
- No agredir física o verbalmente a ningún integrante de las caminatas, a los guías o a la comunidad local.
- No separarse del grupo ni tomar senderos alternos a los establecidos; se debe permanecer siempre cerca de los guías de Conexión Natural CEB.
- No cometer actos que atenten contra la buena imagen de Conexión Natural CEB o de la empresa contratante.
- No atentar contra la conservación de la fauna, flora o bienes culturales de la región visitada.
- Acatar el horario y el punto de encuentro señalado para el inicio y desarrollo de la ruta.
- No extraer flora ni fauna del lugar visitado.
- Informar al momento de la inscripción en caso de haber tenido alguna lesión o condición médica relevante en los últimos 2 meses.
- Informar de inmediato a los guías en caso de sufrir alguna lesión o indisposición durante la caminata, con el fin de activar la póliza de seguro (Colasistencia) y/o prestar los primeros auxilios necesarios.
- No arrojar basura de ningún tipo durante el recorrido; los residuos deben ser llevados de regreso para su correcta disposición.
- Acatar todas las recomendaciones impartidas por los guías e intérpretes ambientales de Conexión Natural CEB.
- Estar afiliado a una EPS (Entidad Promotora de Salud) activa.
- Para los planes que incluyan deportes extremos, Conexión Natural CEB brindará todos los equipos necesarios para la práctica segura de los mismos, los cuales deben ser utilizados correctamente y bajo la supervisión de los guías.
Cláusula de Aceptación de Riesgos y Exoneración de Responsabilidad (Para Contratación Empresarial)
Es fundamental que LA EMPRESA CONTRATANTE y todos los participantes (empleados o invitados) comprendan que, al contratar y participar en nuestras actividades de ecoturismo, aceptan las siguientes condiciones:
Flexibilidad de Cronograma: Los cronogramas de las caminatas de un día y los tours están sujetos a cambios por factores externos e imprevisibles como condiciones climáticas adversas (lluvias intensas), trancones vehiculares, cierres de vías o de acceso a los pueblos por aglomeraciones u otras disposiciones locales. Estos factores escapan a nuestro control. Los ajustes en el cronograma debido a estas causas NO conllevan a devoluciones de dinero ni a compensaciones adicionales. Sin embargo, Conexión Natural CEB se compromete a realizar todos los esfuerzos posibles para cumplir con el programa estipulado, priorizando siempre la seguridad del grupo.
Infraestructura en Destinos Naturales: Cabe resaltar que los destinos programados, aunque majestuosos por su belleza natural, pueden contar con una infraestructura nula o poco desarrollada (servicios básicos, señalización, etc.). No obstante, Conexión Natural CEB preparará de la mejor manera posible los senderos y dispondrá del capital humano especializado para la actividad. De igual manera, los restaurantes y puntos de alimentación, aunque pueden ser de tipo casero y sencillos, serán seleccionados garantizando su aseo, buena atención y la calidad correspondiente de las comidas.
Asunción de Riesgos Inherentes: Las actividades de ecoturismo y aventura propuestas por Conexión Natural CEB poseen riesgos inherentes asociados a la dificultad del terreno, variaciones del clima, presencia de fauna o flora del lugar, o situaciones imprevistas e impredecibles propias de la naturaleza. LA EMPRESA CONTRATANTE es responsable de informar a todos los participantes sobre estos riesgos. Al inscribir a sus empleados/invitados y al participar en la actividad, cada senderista asumirá los riesgos que se derivan de estas situaciones y exonera de cualquier responsabilidad a Conexión Natural CEB por eventuales accidentes, lesiones, o cualquier otro daño que pueda ocurrir durante el desarrollo de la actividad, siempre y cuando no sea por negligencia grave o dolo comprobado por parte de Conexión Natural CEB.
Aceptación de Condiciones y Capacidad Física: Al inscribir a sus participantes y al iniciar la actividad, LA EMPRESA CONTRATANTE confirma y declara que todos los senderistas han leído y aceptado en su totalidad la información disponible respecto a los grados de dificultad y las normas de participación (incluidas en la sección «Normas Generales de Participación»). Asimismo, LA EMPRESA CONTRATANTE garantiza que los participantes poseen la capacidad física y disposición adecuada para realizar el recorrido de acuerdo con la dificultad del sendero elegido. Conexión Natural CEB no se hace responsable por la falta de cumplimiento de estas condiciones por parte de los participantes.